Digitalisierung von Angebotsanfragen: Wie Bauder-Kunden schneller Angebote erhalten

Bau & Baustoffindustrie

Gerade in Industrieunternehmen nehmen Angebotsanfragen großen Raum ein. Die Verwaltung und Organisation der Anfragen – etwa im Vertrieb zur Angebotserstellung – erfolgt oft manuell. Das ist auch bei der Paul Bauder GmbH & Co. KG der Fall, als wir uns bei Bitfactory das erste Mal mit dem Familienunternehmen unterhalten. Zu diesem Zeitpunkt erkennt die Firma, dass eine digitale Lösung notwendig ist, um weiterhin am Markt wachsen zu können.

Heute haben die Mitarbeiter und Kunden mit dem Portal Bauder Connect eine digitale Lösung an und in der Hand, die den Prozess der Angebotsanfragen digitalisiert, weitgehend automatisiert und damit deutlich erleichtert – immer auf der gleichen Datenbasis, integriert in einem System. So profitiert das Unternehmen von deutlich verkürzten Zeiten in der Angebotserstellung und sichert sich einen Wettbewerbsvorteil.

Doch welche Vorteile bringt die Digitalisierung der Service- und Angebotsanfragen für Bauder und seine Kunden im Detail?

Die Herausforderung

Vom Kunden manuell ausgefüllt und per Post oder Fax eingesandt, eingescannte PDFs, E-Mail, Telefon: Es gibt viele verschiedene Kanäle, über die beim mittelständischen Unternehmen Angebotsanfragen eingehen. Es gibt keine strukturierte Form, wie Kunden sich möglichst einfach an die Paul Bauder GmbH & Co. KG wenden können. Auch im Vertrieb ist eine schnelle und fehlerfreie Bearbeitung so kaum möglich. Eine weitere Herausforderung: Teils gibt es mehrere Versionen desselben Formulars – das führt zu einer manuellen Prüfung jeder einzelnen Anfrage. Es vergeht im Vertrieb und der Fachberatung zu viel Zeit und Papier von der Kundenanfrage bis zum Angebot oder der Bearbeitung im Service.

Die Lösung

Um Anfragen für Kunden und ihre interne Bearbeitung zu vereinfachen und vereinheitlichen, braucht es eine Digitalisierung des Anfrageprozesses. Die Lösung ist eine direkt in Bauder Connect bereitgestellte, nutzerorientierte Web-Anwendung, über die Formulare entweder als PDF heruntergeladen, ausgefüllt und digital an Bauder übermittelt oder direkt im Browser bestückt und abgesendet werden können. Kunden sehen in der Anwendung den Status ihrer Anfrage, die Mitarbeiter des Familienunternehmens bearbeiten die automatisiert an Salesforce (ERP-System) weitergegebenen Anfragen strukturiert. Dort sind alle Daten zentral organisiert.

Über Paul Bauder GmbH & Co. KG

Die Paul Bauder GmbH & Co. KG ist seit über 160 Jahren einer der führenden Hersteller und Lieferanten von Dachsystemen in Europa. Das Familienunternehmen in vierter Generation steht für hochwertige, sichere und langlebige Dächer. Dabei investiert der Konzern mit Hauptsitz in Stuttgart, insgesamt sieben Standorten in Deutschland und Tochtergesellschaften in 16 weiteren europäischen Ländern laufend in innovative und digitale Lösungen.

Wunsch nach der Digitalisierung des Angebotsprozesses für beide Seiten

Der Weg von der Herausforderung bis zur Lösung beginnt mit einem Workshop. Gemeinsam mit Bauder arbeiten wir den bestehenden, manuellen Prozess digital aus und bewerten ihn. Was ist nötig, um künftig die Angebotszeiten spürbar zu reduzieren und alle Daten effizient an einem Ort verwalten zu können?

Die Bauder App soll…

…Kunden ermöglichen, Angebots- und Serviceanfragen digital über eine zentrale Plattform einfach und intuitiv stellen
…Kunden einen Einblick in den aktuellen Bearbeitungsstand ihrer Anfrage geben
…zur zentralen Plattform für Vertriebs- und Service-Mitarbeiter für alle Kundenanfragen werden
…die flexible Bearbeitung von Formularen ermöglichen
…alle Daten der Angebots- und Serviceanfragen in Salesforce, das ERP-System von Bauder, automatisiert integrieren

Schnell wird klar: Übergeordnet soll die Digitalisierung im Vertrieb und Service dazu führen, dass sowohl Kunden einfacher Kontakt mit dem Hersteller und Lieferanten von Dachsystemen aufnehmen, als auch Mitarbeiter Anfragen schneller, fehlerfreier und zentral an einem Ort bearbeiten können.

Im ersten Schritt wird ein Prototyp erstellt, der die Kernfunktionen der Anwendung abbildet. Nach einer kritischen Beleuchtung und gemeinsamer Abstimmung erfolgt die Entwicklung des MVP.

Usability Tests mit echten Nutzern zeigen im gesamten Prozess, was wichtig ist. Es braucht je nach Rolle – intern wie extern – variable Felder und Formulare. Zudem ist eine intuitive Bedienung der App maßgeblich. Denn: Die Anwendung soll sowohl für Mitarbeiter als auch die Kunden des familiengeführten Mittelständlers praktisch und intuitiv sein.

Nach umfangreichen, aber zielgerichteten MVP-Tests und einem finalen Review ist der Mittelständler bereit für die Entwicklung der gesamten Web-Anwendung. In dieser können Vertrieb und Service von überall aus in Echtzeit ohne Verzögerung und Datendopplungen arbeiten:

Änderungen an einem Formular ziehen automatisiert auch eine Veränderung an der erstellten PDF-Datei im Backend nach sich
Kunden sehen so immer, egal ob im Frontend direkt oder als PDF-Download, immer die neueste Version der Anfrage
Die Fehleranfälligkeit sinkt deutlich, es gibt nicht mehr wie bisher verschiedene Versionen der gleichen Formulare

Automatisierung der Bearbeitung von Angebots- und Serviceanfragen

Ein Sprung von der Theorie in die Praxis: Was passiert, nachdem ein Kunde von Bauder sein Formular abschickt? Zunächst erhält er ein PDF seines ausgefüllten Antrags. Solange der Antrag noch nicht bearbeitet wird, kann er Änderungen auch direkt in der Anwendung vornehmen und übermitteln. Dort sieht er auch jederzeit den Bearbeitungsstand seiner Serviceanfrage oder seines gewünschten Angebots.

Auf Seiten des Familienunternehmens wiederum erhält ein Vertriebsmitarbeiter im Pre-Sales oder ein Servicemitarbeiter eine Benachrichtigung über die Anfrage.

Gibt es Unklarheiten bei der Anfrage, kann der Bauder-Mitarbeiter direkt über das System eine Mail an seinen Kunden versenden. In dieser Mail ist ein Link hinterlegt, mit dem dieser Änderungen vornehmen kann – das ist aber auch telefonisch möglich. Solche manuell erhaltenen Änderungen pflegt der zuständige Mitarbeiter direkt digital ein. Dazu kann er den bereits erstellten Antrag deaktivieren und neu angelegen. Die alten Eingaben bleiben hierbei als deaktiviertes Anliegen bestehen. Dadurch gehen keine Daten des Kunden verloren.

Alle Daten zentral an einem Ort

Damit eben keine Daten im Nichts verschwinden, ist die Web-Anwendung an Bauders Document Management System angeschlossen. So können alle Mitarbeiter im Vertrieb und Service auch lokal auf ihrem System auf für manche Anfragen benötigte Skizzen und Zeichnungen zugreifen.

Außerdem ist das System mit dem ERP-System des Mittelständlers verbunden: Salesforce. So stellen wir in der Entwicklung der Anwendung sicher, dass eine Single-Source-of-Truth als zentrale Datenquelle ohne Bruch in der Informationsarchitektur für alle Kundendaten existiert. Ergänzend dazu gibt es für alle Mitarbeiter ein Dashboard, auf dem sie einen Überblick über alle Anfragen sehen. Von diesem Dashboard aus werden die Anfragen den entsprechenden Bearbeitern zugewiesen.

Weniger Fehler und mehr Angebote im Vertrieb in kürzerer Zeit

„Die Anwendung minimiert die Entstehung von Fehlern und trägt außerdem dazu bei, dass unsere Kundenzufriedenheit maßgeblich ins Positive beeinflusst wird“, zeigt sich xy, der bei der Paul Bauder GmbH & Co. KG für xyz zuständig ist, zufrieden mit dem System.

Die Fehlerminimierung ist ein zentraler Punkt der Anwendung in Bauder Connect:

Fast alle Felder in einem Formular haben Abhängigkeiten.
Ein Feld ist nur aktiv, sobald das vorherige ebenfalls ausgefüllt wurde.
Nach erfolgreich abgeschlossener Bearbeitung und etwaigen Korrekturen wird die Berechnung dem Kunden zugeführt und in der App hochgeladen.

So erhöht die Anwendung nicht nur die Kundenzufriedenheit – sie trägt durch einen optimierten, digitalisierten und verschlankten Prozess im Vertrieb und Service dazu bei, dass in kürzerer Zeit mehr Angebote geschrieben und Anfragen bearbeitet werden können.

Skalierbare Lösung für digitale Angebotsprozesse

Der Einsatz der Web-Anwendung an den Standorten des Industrieunternehmens ist erst der Anfang. Nach dem erfolgreichen Rollout und der Nutzung im Vertrieb und Service ist der nächste Schritt bereits erfolgt: Dank Multi-Mandanten-Fähigkeit wurde die Anwendung auf den österreichischen Standort des Dachsystem-Herstellers und -Lieferanten ausgeweitet

Dank der Skalierbarkeit des Systems für digitale Angebotsprozesse ist diese Entwicklung – der Rollout an weiteren Standorten neben Deutschland und Österreich ist geplant – der logische nächste Schritt, um die Vertriebsprozesse der Paul Bauder GmbH & Co. KG und primär die Zeit der Angebotserstellung weiter zu verkürzen und zu optimieren.

Stehen Sie ebenfalls vor der Herausforderung, größtenteils analoge Prozesse im Vertrieb oder Service zu digitalisieren? Ob Angebotsautomatisierung, KI-gestützte Prozessoptimierung oder Automatisierungslösungen für Ihren Kundenservice: Als Agentur für App-Entwicklung freuen wir uns auf Ihre Bauchschmerzen!

„Die Anwendung minimiert die Entstehung von Fehlern und trägt außerdem dazu bei, dass unsere Kundenzufriedenheit maßgeblich ins Positive beeinflusst wird“