Ist Remote Work die Zukunft?

Remote Work schafft Freiräume, um Privatleben und Arbeitsleben optimal vereinen zu können. Insbesondere in einer schnelllebigen Gesellschaft sind flexible Arbeitszeitmodelle eine Möglichkeit, auf die die Arbeitnehmer von heute zunehmend Wert legen.

Studienergebnisse der Stanford University zeigen, dass Remote Work die Leistung, Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter steigert. Einige Firmen haben die Vorteile des “Work from Home”-Ansatzes verstanden und in ihre Unternehmensstruktur integriert und doch wird das Potenzial kaum ausgeschöpft. Zu groß ist die Scheu gegenüber flexiblen Arbeitsmodellen. Aus Unwissenheit, mangelnder Erfahrung und Angst vor möglichen Risiken, entscheiden sich Unternehmen gegen moderne HRM-Praktiken.

Was bedeutet es remote zu arbeiten?

Cambridge definiert remote working als “eine Situation, in der ein/e Mitarbeiter/in hauptsächlich von zu Hause aus arbeitet und mit dem Unternehmen per E-Mail und Telefon kommuniziert”. Remote Arbeiter befinden sich nicht unmittelbar in der Nähe des Büros, sind aber über Kommunikationseinrichtungen mit dem Office verbunden. Sie arbeiten mobil und ortsungebunden. Wer kann remote arbeiten? Alle diejenigen sind in der Lage ihren Job remote auszuführen, die ihre Arbeitsergebnisse digital erstellen und über eine Internetverbindung übermitteln können.

Remote Work Best Practices

Angeführte Risiken der Remote Work sind unter anderem fehlerhafte Projektabläufe aufgrund des mangelnden Informationsaustauschs und Entfremdung der Mitarbeiter vom Unternehmen. Wie die Remote Arbeit im Team erfolgreich funktionieren kann, beschreiben wir am Beispiel der Bitfactory.

Remote Arbeit in der Bitfactory

Den Mitarbeitern der Bitfactory ist es freigestellt, ob sie im Office oder remote arbeiten. Fernarbeit ist in der Bitfactory keine Seltenheit, da das Unternehmen international aufgestellt ist. 30 Prozent der Arbeitszeit pro Monat findet bei uns remote statt (Stand Dezember 2019). Indem wir den Mitarbeitern die Möglichkeit geben ortsunabhängig zu arbeiten, können wir ihnen einen starken Mehrwert bieten. Das Vertrauen von Seiten des Arbeitgebers wissen die Mitarbeiter zu schätzen.

Remote Kommunikation

Wir fördern aktiv den Austausch von Informationen, indem regelmäßige Meetings fest eingeplant sind und die Mitarbeiter ihr Wissen auf digitalen Plattformen teilen. Die Meetings dienen dem Status Update, ermöglichen Feedback und strukturieren die Arbeitswoche. Insbesondere für Remote Arbeiter sind Strukturen und Fixpunkte wichtig, an denen sie sich orientieren können.

Meetings in der Bitfactory finden in physischen Räumen (Meetingraum) mit digitalen Erweiterungen für eine ortsunabhängige Teilnahme und digitale Zusammenarbeit statt. Im Folgenden erhalten Sie einen kurzen Einblick, wie unsere Meetings in der Bitfactory strukturiert sind. Daily und Weekly Meetings bezwecken die Besprechung der täglichen und wöchentlichen Aufgaben. Der Status eines Projektes und mögliche Blocker werden ersichtlich. Dies garantiert denselben Wissensstand und beugt Fehlerquellen vor. Die Teilnahmen sind wie bei allen Meetings remote über die Kommunikationstools Google Meet und Slack möglich.

Daily und Weekly:
Besprechung der wöchentlichen und täglichen Aufgaben

Sprint Meetings:
Besprechung der Produkt-Inkremente sowie die Planung des nachfolgenden Sprints

1-1 / Performance Meetings:
Einzelfeedback-Gespräche mit den Mitarbeitern ggf. über Slack

Motivation und Bindung trotz Fernarbeit

Das Risiko besteht, sich nach einiger Zeit des Remote Arbeitens von dem Unternehmen zu entfremden. Aus diesem Grund muss das Unternehmen Prozesse implementieren, die Motivation und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern schaffen.

Zugehörigkeit:
Einbeziehen in den Unternehmensalltag, Aufstellen gemeinsamer Ziele, Einfordern von Live-Feedback

Sozialer Kontakt:
Private virtuelle Räume ermöglichen Gespräche ohne Einsicht des Arbeitgebers

Persönlichkeit:
Kamera ist bei Meetings aktiviert, regelmäßige Präsenzzeiten sind Pflicht

Mitarbeiterbindung:
Regelmäßige Team-Building-Maßnahmen und Team-Events

Das Konzept der Fernarbeit bei der Bitfactory beinhaltet Präsenzzeiten, um der Entfremdung entgegenzuwirken und den Zusammenhalt der Teammitglieder zu fördern. Teilweise arbeiten festangestellte Mitarbeiter bei der Bitfactory abwechselnd einen Monat Remote und einen Monat im Büro.

Die “3 Vs” der Remote Work

Die “3 Vs” der Fernarbeit sind: Verbindlichkeit, Verfügbarkeit und Vertrauen. Der Arbeitgeber muss gegenüber seinen Remote Arbeitern eine verbindliche Arbeitsstruktur aufbauen. Des Weiteren muss der/die Vorgesetzte für das Remote Team verfügbar sein, wenn dieses vor Fragen und Herausforderungen steht. Remote Working setzt außerdem gegenseitiges Vertrauen voraus.

Verbindlichkeit:
Eine Kernarbeitszeit ist festgelegt. Wer in dieser Zeit “out of office” ist, muss dies im Kalender vermerken. Auch die Teilnahme an den Teamcalls, wie das daily Meeting, ist verbindlich.

Verfügbarkeit:
Teamleiter oder Vorgesetzte stehen bei Fragen zur Verfügung. Virtuelles Büro existiert, in dem die Mitarbeiter die Anwesenheit der Teamkollegen sehen und diese bei Bedarf direkt kontaktieren können.

Vertrauen:
Die Arbeitgeber vertrauen den Mitarbeitern, dass sie ihre Arbeit in der festgelegten Zeit erledigen. Die Arbeitszeit wird über das Tool Jira erfasst. Dafür werden die Zeiten auf den entsprechenden Tickets gebucht.

Remote Working Tools

Beim Home Office ist es wichtig, dass das Team die selben Kommunikations- und Dokumentationsmittel nutzt. Zudem wird die Anwesenheit der Fernarbeiter mit den verwendeten Tools sichergestellt. Wichtig ist es, Plattformen einzuführen, die es ermöglichen an Projekten digital zusammenzuarbeiten und Wissen zu teilen. Im Folgenden werden die Programme aufgeführt, die die Mitarbeiter in der Bitfactory nutzen.

Jira:
Tool für das agile Projektmanagement: Ticketsystem ermöglicht die Übersicht über die Aufgaben und den Status des jeweiligen Projekts

Confluence:
Tool für den Wissensaustausch: Wissen regelmäßig dokumentieren und kommunizieren

Bitbucket:
Tool zum Codemanagement im Team: Projekte planen, an Code zusammenarbeiten, Tests und Deployments durchführen

Slack / Google Meet:
Tools für die Kommunikation: Bieten Funktionen wie Einzel-, Gruppenchats, Videotelefonie und Teilen des Bildschirms

Google Drive:
Tool für die Ablage der Dokumente: Ermöglicht den Zugriff auf die Konzepte, Reports, Design-Elemente der einzelnen Projekte