Nach der schriftlichen Anfrage per E-Mail folgt das erste Telefonat. In diesem ersten Gespräch erfahren Sie mehr über die Agentur sowie die Mitarbeiter, was nicht aus der Recherche erfolgen kann. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, ein Angebot zum Gespräch anzunehmen oder selbst sich um eines zu kümmern.

Das erste Gespräch ist für Sie kostenlos. Wichtig ist hierbei, dass der Agenturinhaber selbst oder der Vertrieb sich für Sie Zeit nimmt und Ihr Gesprächspartner ist. Die Frage, wie viele Kunden generell pro Mitarbeiter betreut werden, sollte im Voraus geklärt werden. Das verhilft zu Ihrer groben Einschätzung, wie intensiv die Zusammenarbeit erfolgen und wie viel Zeit die Agentur entbehren kann. Auch sollte im Voraus eindeutig sein, wer Ihr Ansprechpartner ist und, wie die Agentur am besten und einfachsten zu erreichen ist.

Wichtig im ersten Gespräch ist es, sich einen Eindruck über die Agentur, die Persönlichkeit und die Mitarbeiter zu verschaffen. Denn im Endeffekt müssen Sie selbst entscheiden, ob eher ein gutes Ergebnis oder gegenseitige Sympathie wichtiger sind, falls dazwischen gewählt werden müsste.

Damit stellt sich die Frage, ob die Professionalität oder gegenseitige Sympathie wichtiger ist und, ob Sie hierbei ein Kompromiss eingehen wollen oder nicht. Das wäre allerdings eine sehr schwierige Wahl. Doch wozu sich zwischen den beiden wichtigen Aspekten entscheiden müssen? Denn beide bedingen sich. Bei gegenseitiger Sympathie und Vertrauen ist auch die Motivation größer, ein gutes Ergebnis zu liefern. Und ein gutes Ergebnis kann meistens nur dann entstehen, wenn die Zusammenarbeit gut verläuft und es keine Spannungen gibt. Aus diesem Grund ist es ratsam sich beim ersten Gespräch sowohl über die Einstellung und Persönlichkeit der Agentur(mitarbeiter) zu informieren als auch einen weiteren Eindruck über die Fähigkeiten und Erfahrungen der Agentur zu verschaffen. Die Beantwortung der Frage, was die eine Agentur von der anderen unterscheidet, könnte für Ihre Entscheidung von Bedeutung sein. So könnte als Antwort entweder fachliche oder vielseitige Erfahrung oder persönliche Kompetenzen als Abgrenzung zu anderen Agenturen kommen.

Wenn das erste Gespräch Sie überzeugt hat, Vertrauen gegenüber dem Arbeitnehmer geweckt wurde und Sie sich folglich eine Zusammenarbeit vorstellen können, dann geben Sie der Agentur ein Briefing. Dieses sollte folgendes beinhalten:

-projektbezogen-

• Kurze Beschreibung des Auftrags
• Das Projektziel
• Mehrwert, welcher der Auftrag liefern soll
• Klare Beschreibung der Zielgruppe
• Aufforderung zur Erst-Präsentation hinsichtlich Kampagnenkonzept und Umsetzung
• Zeitplan
• Zur Verfügung stehendes Budget
• Stakeholder/Projektverantwortliche

-unternehmensbezogen-

• Geschichte, Daten und Hintergrund des Unternehmens
• Kommunikationskonzept

Drittes Kriterium: Das Briefing

Wenn das erste Gespräch Vertrauen und eine gleiche Wellenlänge erkennen lässt, wenn Sie ein gutes Gefühl für eine Zusammenarbeit haben, dann händigen Sie der Agentur das Briefing zum Auftrag aus. Am Beispiel eines geplanten Projekts enthält das Briefing die bereits oben genannten Informationen. Diese sollten nun aber offiziell und final in Dokumentform (Briefing) geliefert werden.

Nach der Vergabe des Briefings können Sie gespannt auf das erste Ergebnis sein, denn in der Präsentation erhalten Sie wertvolle Informationen, Ansatz- und Vorgehensweisen zur Arbeit der Agentur. Hier können Sie sich den ersten Eindruck verschaffen, wie detailliert und konkret die Agentur den Auftrag bearbeitet.

Worauf Sie in der ersten Präsentation achten und welche Fragen Sie sich hierbei stellen sollten, um die Präsentationsinhalte richtig zu verstehen und analysieren sowie Ratschläge, wie die Zusammenarbeit sicher und zu Ihrem Erfolg gestaltet werden kann erfahren Sie im nächsten Artikel.

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